Tehnike intervjuisanja koje vam štede vreme i novac u procesu regrutacije

Poslodavci se suočavaju sa sve većim izazovima na tržištu rada koje se menja ubrzanim tempom, pogotovo u ugostiteljstvu i maloprodaji, dvema industrijama značajno pogođenim posledicama pandemije.   

Vi, kao poslodavac ili regruter, se nalazite u centru tih promena gde pritisak da privučete, zaposlite i zadržite kvalitetne kandidate svakodnevno raste u skladu sa novim izazovima među kojima se ubrajaju:

• Povećana konkurencija na tržištu za kvalifikovanim radnicima koja je dostigla nove granice

• Demografske promene u društvu, koje nalažu nov pristup odnošenja prema kandidatima, od kojih Milenijalci (rodjeni izmedju 1981-1996) čine 50%, a Zumeri započinju svoj radni vek.

• Napredak u tehnologiji koji nameće korišćenje ne samo novih kanala komunikacije (onlajn) nego i modifikovanu vrstu komunikacije (kratku i preciznu).

• Visoki trošak zamene kadra koji je napustio radna mesta.  Zamena jednog radnika u ugostiteljstvu košta poslodavca od jedne do 1.5 godišnje plate tog radnika (Izvor: Deloitte istraživaje). 

• U ugostiteljstvu gde je godišni odliv i do 70%, i u maloprodaji gde 65% zaposlenih napusti radno mesto, pritisak na regrutere da zaposle kvalitetno osoblje koje će se duže zadržati na pozicijama nikad nije bio veći.

U ovakvim uslovima tržišta, intervju predstavlja  ključni deo procesa selekcije. Kako se pripremite i obavite intervju neće samo uticati na to da li će kvalifikovani kandidat da pristane na vašu ponudu, već i da li ćete zaposliti onog kandidata koji će ostati zaposlen kod vas na duže vreme, što direktno utiče na finansijski uspeh vaše kompanije.

U daljem tekstu vam nudimo 7 lako primenjivih tehnika za pripremu i uspešno obavljanje intervjua usvojenih od strane HR profesionalaca u vodećim globalnim kompanijama.

1. Napravite razliku između “cilja” intervjua i “razloga” za obavljanje intervjua

2. Ocenite svoj postojeći intervju proces

3. Odaberite adekvatan intervju format

4. Prilagodite tehniku intervjuisanja zahtevima i karakteristikama otvorene pozicije

5. Unapred pripremite pitanja za kandidate

6. Tretirajte kandidate kao svoje klijente

7. Vodite beleške za vreme razgovora

1. Napravite razliku između ‘cilja’ intervjua i ‘razloga’ za obavljanje intervjua

CILJ obavljanja intervjua, koji je se ne menja, je zaposliti idealnu osobu za objavljeno otvoreno radno mesto, pomoću uvida u kvalifikacije, vrednosti, sposobnosti, potencijale i karijerni plan kandidata.

S druge strane, RAZLOZI za obavljanje intervjua mogu biti raznoliki.  Na primer:

• Potrebno je zameniti člana tima koji ne postiže postavljene ciljeve 

• Potrebno je popuniti radno mesto koje je već dugo vremena nepopunjeno

• Kompaniji je potreban iskusni lider za osnivanje i vođenje novog tima 

• Skrinujete kandidata za klijenta (u slučaju da radite u stafing agenciji) 

• Zapošljavate pojačanje za sezonski rad

Što bolje razumete razlog zbog kog obavljate intervju za određenu poziciju, to će vam biti lakše da se za isti adekvatno pripremite.

#2 Ocenite svoj postojeći proces prijave za posao i intervjuisanja 

Da li ste ikada probali da se prijavite na jedan od oglasa za posao koji ste vi objavili?  Da li je proces prijave bio lak i brz, ili ste u nekom trenutku pomislili da je prekomplikovan i da biste, da ste na mestu kandidata, čak i odustali?

Ako je odgovor na gore navedeno pitanja potvrdno, predlažemo vam da izmenite proces, i uklonite moguće barijere koje bi sprečile kandidate da odustanu od prijave za objavljen posao u vašoj kompaniji.

Proces prijave koji od kandidata zahteva više od 5-6 koraka, usled detaljnog unošenja ličnih informacija i radne biografije, propraćeno sastavljanjem i dostavljanjem CV-a i propratnog pisma će, najverovatnije, odvratiti i one najmotivisanije kandidate od predavanja prijave.

Ovo je pogotovo slučaj sa kandidatima koji se prijavljuju na radna mesta koja ne zahtevaju predhodno iskustvo u ugostiteljstvu i maloprodaji. 

Osim procesa prijave kandidata, analizirajte i vaš intervju proces:   

• Da li imate efikasan sistem zakazivanja intervjua i komunikacije sa kandidatima? Da li kandidatima dostavljate jasna uputstva, kao što su vreme zakazanog razgovora, precizna lokacija i informacije o svim učesnicima u razgovoru?  

• Da li na početku samog intervjua kandidatu jasno opišete karakteristike, zahteve i očekivanja otvorenog radnog mesta, kao i kulturu vaše kompanije?  

• Da li imate unapred pripremljena pitanja za kandidate?  

• Da li ‘zatvorite’ intervju informacijama o daljim koracima kako bi kandidat znao šta može da očekuje u nastavku procesa? 

#3 Odaberite adekvatan intervju format 

Svako otvoreno radno mesto, senioritet pozicije za koju zapošljavate ili krug do koga je kandidat stigao u procesu zapošljavanja, diktira i najadekvatniji format intervjua koji bi trebalo da odaberete.

Najčešće korišćeni intervju formati su:

“Skrining” intervju

Skrining intervju ili ‘metod prve selekcije’ predstavlja prvi razgovor sa kandidatom koji se najčešće obavlja preko telefona ili video poziva u trajanju ne duže od 30 minuta.  

Svrha ove vrste intervjua je da poslodavac brzo i efikasno proceni da li kandidat poseduje najosnovnije kvalifikacije za otvoreno radno mesto, kao i da stekne utisak o nivou interesovanja kandidata za to radno mesto. 

Prednost skrining intervjua je što ga je lakše i brže zakazati, može se obaviti sa bilo koje lokacije i poslodavcu daje mogućnost da proceni nivo interesovanja od strane kandiata, a time i verovatnoću da će kandidat stići do kraja procesa, i, ako dođe do ponude, da će je prihvatiti.

Klasičan (jedan-na-jedan) intervju

Ovo je najuobičajeni format intervjua i tradicionalno se bazira na sastanku uživo između kandidata i regrutera, u kancelariji ili konferencijskoj sali poslodavca.   

Klasičan intervju, koji traje duže od skrining intervjua, omogućava poslodavcu da bolje proceni da li i do koje mere se kandidat uklapa u kulturu kompanije, kao i da otkrije detalje iz radne biografije kandidata, njegovih postignutih rezultata, kao i motivacije kandidata za dato radno mesto. 

Video intervju

Najčešće se obavlja izmedju regrutera i kandidata putem video konferencije, ali nije isključeno da na video intervjuu učestvuje više od jednog predstavnika kompanije. 

Video intervju je efikasan format koji se može koristiti i za skrining i za tradicionalni intervju za posao.

Video intervju omogućava poslodavcima da geografski prošire svoje polje pretrage za kandidatima a da istovremeno uštede i vreme i novac.

Za intervjue u ugostiteljstvu i maloprodaji, pogotovo kada se radi o uslužnim ulogama, video intervju je odlična metoda za skrining intervjue, jer nudi poslodavcima priliku da brzo procene moguće ophođenje kandidata prema gostima i klijentima u budućnosti. 

Grupni intervju

Ovaj format intervjua se nešto ređe koristi, a omogućava da se nekoliko kandidata intervjuiše istovremeno. Tom prilikom kandidati diskutuju određene zadate teme dok regruteri posmatraju i procenjuju njihovu podobnost za otvoreno radno mesto, kao i za kulturu i vrednosti kompanije.

Nedostatak grupnog intervjua je to što često može da utiče na loše iskustvo kandidata.  Na primer, može da se desi da ekstrovertni kandidati dominiraju u razgovoru, dok introvertni kandidati ne uspeju da dođu do reči.   

Panel intervju

Tokom panel intervjua jedan kandidat odgovara na pitanja žirija koji se sastoji od HR predstavnika i članova tima, koji će, najverovatnije, dolaziti u dodir ili blisko sarađivati sa budućim zaposlenim.   

Prednosti ovog tipa intervjua su to što omogućava da članovi tima sagledaju kandidata iz više perspektiva.  Panel intervju takođe zamenjuje višebrojne intervjue s kandidatom sa samo jednim razgovorom za posao, i štedi vreme i kandidatu i kompaniji. 

Projekat intervju

Najčešće se odnosi na specifičan zadatak koji je dodeljen kandidatu, i izvodi se tokom njene ili njegove prezentacije rešenja tog zadatka članovima panela.  Cilj ove vrste intervjua je da se stekne utisak na koji način kandidat razmišlja, koji pristup rešavanju problema primenjuje, kakve su mu sposobnosti za izlaganje, kao i njegova moć da odgovori na, ponekad teža, pitanja.  

#4 Prilagodite tehniku intervjuisanja zahtevima i karakteristikama otvorene pozicije

Najefektivnije tri tehnike koje se koriste u razgovorima za posao su: 

• funkcionalna 

• bihejvioralna

• situaciona

Funkcionalna tehnika se koristi pri zapošljavanju za pozicije koje zahtevaju specifično poznavanje materije kao, na primer, u tehničkim strukama.  U ugostiteljstvu i maloprodaji, bihejvioralna i situaciona tehnika intervjuisanja je najefektivnija u proceni sposobnosti i kvalifikacija, i predhodno postignutih rezultata kandidata. 

Bihejvioralna tehnika se zasniva na ideji da se na osnovu predhodnog uspeha kandidata može predvideti uspešnost izvršenja radnih zadataka na novom radnom mestu. 

Jednostavno rečeno, bihejvioralna pitanja se odnose na ponašanje kandidata u specifičnim situacijama koje su se desile na jednom od prethodnih radnih mesta. Tipično, vrsta pitanja, koje možete da postavite, glase ovako:

• Opišite primer projekta na kome ste radili, a koji je imao veliki značaj za celu kompaniju.

• Kojim se profesionalnim dostignućem najviše ponosite i zašto?

• Da li imate primer iz radnog iskustva kada niste postigli postavljeni cilj?  Šta ste iz tog iskustva naučili?

Bihejvioralna pitanja iziskuju specifične i precizne primere iz radnog iskustva kandidata koji omogućava procenu njegovog učinka i doprinos ciljevima tima i kompanije. Ova tehnika intervjuisanja se fokusira na konkretne rezultate koje je kandidat postigao, za razliku od tradicionalnog pristupa intervjuisanju, koji se oslanja na opis posla, titule i biografiju.

Situaciona tehnika se služi hipotetičnim primerima situacija u kojima bi kandidat mogao da se zatekne, i testira sposobnost i pristup kandidata pri rešavanju problema, koristeći predhodna iskustva i stečena znanja.  

Situaciona pitanja bi mogla da glase ovako:

• U poslednjih 6 meseci, promet u našem kafiću se znatno smanjio.  Šta biste vi, kao tim lider, uradili da se, uz pomoć vašeg tima konobara, promet stabilizuje i vrati na normalu?

• Jedan od vaših gostiju je jako nezadovoljan uslugom i preti da će objaviti svoje negativno iskustvo na svim društvenim mrežama.  Kako biste smirili nezadovoljnog gosta i preokrenuli situaciju na bolje?

Da biste pronikli dublje u odgovore kandidata na bihejvioralna i situaciona pitanja, možete koristiti sledeća 3 pristupa:

1. STAR  tehniku (Situation, Task, Action, Result) tj. Situacija, Zadatak, Postupak i Rezultat. 

2. Alternativna rešenja  - Na koji drugi način biste mogli da stignete do istog cilja ili rešite problem?

3. Ograničene okolnosti - Kako biste pristupili istom problemu da imate manje ili više vremena ili novca da ga rešite?

#5 Pripremite pitanja za kandidate unapred

Da li vam se nekad desilo da ste na razgovoru sa kandidatom delovali nervozno ili ste izgubili kontrolu tokom konverzacije? Možda je za vas intervjuisanje bilo novo iskustvo i kandidati su mogli da osete vaš nedostatak samopouzdanja kao i neorganizovanost.  Da li ste posle razgovora za posao pomislili da niste došli do korisnih informacija o kandidatu?

Da biste izbegli ovavke situacije, predlažemo vam da pre intervjua pripremite listu osnovnih pitanja za koje smatrate da će vam pomoći da prikupite relevantne informacije od svojih sagovornika.   

#6 Tretirajte kandidate kao svoje klijente

Kako biste izgradili uspešne timove, na vama je da “prodate” kandidatima prednosti rada u vašoj kompaniji, na isti način na koji vaše osoblje prodaje proizvode i usluge vašim klijentima.  

Svaki intervju predstavlja priliku za vas da ojačate svoj employer brend tako što će kandidati steći o vama sliku poslodavca koji je prema njima korektan i koji ih poštuje i vrednuje. 

1. Izgradite jak korporativni brend

U potrazi za idealnim poslom, većina kandidata pretražuje internet a pogotovo društvene mreže, kako bi saznali što više o potencijalnim poslodavcima.  

Pri donošenju važnih životnih odluka Milenijalci (rođeni između 1981-1996) i Zumeri (rođeni između 1997-2012) se najviše oslanjaju na komentare i mišljenja svojih vršnjaka na onlajn platformama. Plata, iako igra bitnu ulogu u njihovoj odluci da se prijave na konkurs za posao, za njih nije i jedini kriterijum. Ovaj segment kandidata se detaljno raspituje o kulturi kompanije, okruženju i uslovima rada, kao i o odnosu menadžera prema svojim timovima.   

Kako biste kreirali strategiju za zapošljavanje i privukli kvalitetne kandidate, pretražite internet i saznajte kako vas kandidati i vaši zaposleni doživljavaju i dalje predstavljaju javnosti.   

Ukoliko je onlajn sentiment pozitivan, iskoristite ga i podelite ga na svojim društvenim kanalima kao i na svojoj internet stranici. Neizostavno je da budete sigurni da je vaša internet stranica prilagođena korišćenju na mobilnim aparatima, s obzirom da 80% potrage za poslom kandidati obavljaju baš preko mobilnih aparata. Obavezno navedite sve pogodnosti koje vaša kompanija nudi zaposlenima na internet stranici ili društvenim mrežama, kao i u oglasima za posao.

2. Odgovorite kandidatima na prijave za posao u najkraćem roku 

Ako radite za ugostiteljski objekat ili ga vodite, verovatno ne biste dozvolili da gost predugo čeka na uslugu, jer biste tog gosta izgubili zauvek.  

Zašto onda mnogim poslodavcima i regruterima treba više od nedelju dana da odgovore na prijave za posao, kada takav odnos vodi do gubitka kvalifikovanih kandidata, koji za to vreme pronalaze posao kod konkurencije?   

Brzi odgovori na prijave kandidata kao i redovno obaveštavanje o daljim koracima tokom procesa zapošljavanja, pozitivno utiču na iskustvo kandidata, čime reputacija vašeg brenda, kao i moć da privučete one najbolje da se prijave na vaš konkurs, eksponentno raste.

Savetujemo vam da nastojite da, na prijave za posao, odgovorite najkasnije u roku od jednog do dva radna dana.  Kandidate koje ste odlučili da pozovete na intervju, a imate problema sa blagovremenim zakazivanjem razgovora, obavestite da vam je potrebno više vremena kako oni ne bi pomislili da ste odustali od daljeg razmatranja njihove prijave. S druge strane, kandidate koje ste eliminisali u bilo kojoj fazi procesa zapošljavanja, obavestite o njihovom statusu odmah po donošenju te odluke.  

3. Za vreme razgovora za posao izbegavajte da vodite intervju kao interogaciju, već stvorite uslove za dvosmernu konverzaciju

Cilj intervjua je da pronađete idealnog kandidata za otvorenu poziciju, ali istovremeno imajte u vidu da kandidat ima za cilj da pronađe idealnog poslodavca koji se uklapa u njegov karijerni plan. Važno je da znate da, dok vi procenjujete kandidate u toku razgovora, kandidati istovremeno procenjuju vas, kao predstavnika kompanije, a time i samu kompaniju.

Kako biste osigurali ugodnu konverzaciju i pozitivno iskustvo za kandidate, preuzmite sledeće korake:

• Budite ljubazni i uviđajni prema kandidatima

• Budite otvoreni i informativni. Podelite sa kandidatom najvažnije informacije o kompaniji i timu

• Budite precizni i jasni pri postavljanju relevantnih pitanja

• Dozvolite kandidatu da odgovori na pitanja bez prekidanja i omogućite mu priliku da i on(a) vama postavi pitanja

• Obrazložite kandidatu šta može da očekuje po pitanju daljeg procesa 

• Izbegavajte agresivno ponašanje i korišćenje vulgarnog jezika

4. Pridržavajte se legalnog i etičkog kodeksa

U svim sređenim sistemima, diskriminacija kandidata i zaposlenih lica nije dozvoljena ni po kom osnovu. Lična pitanja upućena kandidatima na temu religije, zdravstvenog stanja, porodičnog stanja, nacionalnosti, seksualne orijentacije i mnoga druga, ne samo da su neprimerena, već i ilegalna.

Takva pitanja mogu da daju utisak kandidatu da vaša kompanija nije inkluzivna i da postoji viši nivo rizika za diskriminaciju i nezdravu radnu sredinu.   

Predlažemo vam da se striktno držite pitanja u vezi posla i prethodnog radnog iskustva kandidata.  Ukoliko vam kandidat ponudi informacije lične prirode, najbolje je da kažete sledeće: ”Hvala vam na informaciji. Ja ne mogu, niti ću koristiti ovu informaciju u svrhu procene ovog razgovora, pa predlažem da nastavimo razgovor o konkretnom iskustvu i rezultatima koje ste do sada postigli”.

#7 Uredno vodite beleške za vreme razgovora

Kako biste objektivno ocenili i uporedili kandidate koje intervjuišete za isto otvoreno radno mesto, predlažemo vam da uredno vodite beleške za vreme svakog razgovora.

Pre razgovora sa kandidatima zapišite kriterijume po kojima ćete ocenjivati svakog kandidata koji se prijavio na dati konkurs, kao i pitanja koja će vam pomoći da od kandidata dobijete najrelevantnije informacije za otvoreno radno mesto.

Do kraja svakog razgovora bi trebalo da prikupite informacije o kompetencijama kandidata, o njihovim bivšim uspesima i dostignućima na radnom mestu, kao i o konkretnim postignutim rezultatima.

Postavite ista pitanja svim kandidatima kako biste bili dosledni i time mogli lakše da ocenite i uporedite kandidate.

Sigurni smo da ćete primenom ovih saveta tokom vremena i vi sami unaprediti procese i time brže i bolje doći do kvalitetnih kandidata kakve priželjkujete u svom timu.

Ne samo što će vam ovaj pristup intervjuisanju i selekciji kandidata sačuvati resurse, kao što su vreme i novac, nego ćete dodatno ostaviti pozitivan utisak na sve kandidate koji su sa vama imali kontakt, čak i na one kandidate koje ne zaposlite.

Ovo je od posebne važnosti jer će njihovo pozitivno mišljenje o vama i vašoj kompaniji moći da podele sa drugima u budućnosti i time graditi vaš renome kao poželjnog poslodavca.