Tehnike intearvjuiranja koje vam štede vrijeme i novac u procesu selekcije

Poslodavci se suočavaju s rastućim izazovima na tržištu rada koje se ubrzano mijenja, posebno u sektorima ugostiteljstva i maloprodaje, dvjema industrijama koje su značajno pogođene posljedicama pandemije.   

Vi, kao poslodavac ili regruter se nalazite u središtu promjena gdje pritisak za privlačenjem, zapošljavanjem i zadržavanjem kvalitetnih kandidata svakodnevno raste u skladu s novim izazovima među kojima se ubrajaju:

• Povećana konkurencija na tržištu za kvalificiranim radnicima koja je dostigla nove granice

• Demografske promjene u društvu, koje nalažu novi pristup odnosu prema kandidatima, među kojima Milenijalci (rođeni između 1981. i 1996.) čine 50%, a Zumeri (rođeni između 1997 i 2012) započinju svoj radni staž

• Napredak u tehnologiji koji nameće korištenje ne samo novih online kanala komunikacije, nego i modificiranu kratku i preciznu komunikaciju

• Visoki trošak zamjene kadra koji je napustio radna mjesta.  Zamjena jednog radnika u ugostiteljstvu košta poslodavca od 1 do 1.5 godišnje plaće tog radnika (Izvor: Deloitte istraživanje)   

• U ugostiteljstvu, gdje je godišnji odljev i do 70%, i u maloprodaji gdje 65% zaposlenih napusti radno mjesto, pritisak na regrutere da zaposle kvalitetno osoblje koje će se duže zadržati na pozicijama nikada nije bio veći

U ovakvim uvjetima tržišta, intervju predstavlja ključni dio procesa selekcije. Kako se pripremite i obavite intervju neće samo utjecati na to hoće li kvalificirani kandidat pristati na vašu ponudu, već i hoćete li zaposliti onog kandidata koji će ostati zaposlen kod vas na duže vrijeme, što direktno utječe na financijski uspjeh vaše kompanije.

U daljnjem tekstu nudimo 7 lako primjenjivih tehnika za pripremu i uspješno obavljanje intervjua, usvojenih od strane HR profesionalaca u vodećim globalnim kompanijama.

1. Razlikujte “cilj” i “razloge” za intervju

2. Ocjenite svoj postojeći proces intervjua

3. Odaberite odgovarajući format intervjua

4. Prilagodite tehniku intervjuiranja zahtjevima i karakteristikama otvorene pozicije

5. Unaprijed pripremite pitanja za kandidate

6. Tretirajte kandidate kao svoje klijente

7. Vodite bilješke tijekom razgovora

1. Razlikujte‘cilj’ intervjua i ‘razlog’ za intervju

CILJ obavljanja intervjua, koji ostaje nepromijenjen, jest zaposliti idealnu osobu za objavljeno otvoreno radno mjesto uvidom u kvalifikacije, vrijednosti, sposobnosti, potencijale i karijerni plan kandidata.

S druge strane, RAZLOZI za obavljanje intervjua mogu biti raznoliki.  Na primjer:

• Potrebno je zamijeniti člana tima koji ne postiže postavljene ciljeve 

• Potrebno je popuniti radno mjesto koje je već duže vrijeme nepopunjeno

• Tvrtki je potreban iskusni vođa za osnivanje i vođenje novog tima 

• Selektirate kandidata za klijenta (u slučaju da radite u agenciji za zapošljavanje) 

• Trebate pojačanje za sezonski rad

Što bolje razumijete razlog za obavljanja intervjua za određenu poziciju, lakše ćete se pripremiti za isti.

#2 Ocijenite trenutni postupak prijave za posao i intervjuiranja 

Jeste li ikada pokušali prijaviti se na oglas za posao koji ste objavili?  Je li postupak prijave bio jednostavan i brz, ili ste smatrali da je prekompliciran?

Ako je odgovor potvrdan, predlažemo izmjene kako biste uklonili moguće prepreke koje bi mogle spriječiti kandidate da se prijave.

Proces prijave koji zahtijeva više od 5-6 koraka te detaljan unos osobnih podataka i biografije te prilaganje životopisa i motivacijskog pisma, vjerojatno će odvratiti i najmotiviranije kandidate od prijavljivanja na posao.

Ovo je posebno izraženo kod kandidata koji se prijavljuju na radna mjesta koja ne zahtijevaju prethodno iskustvo u ugostiteljstvu i maloprodaji. 

Osim procesa prijave kandidata, analizirajte i vaš process intervjuiranja:   

• Imate li učinkovit sustav za zakazivanje intervjua i komunikaciju s kandidatima? Dostavljate li kandidatima jasna uputstva, kao što su vrijeme zakazanog razgovora, precizna lokacija i informacije o svim sudionicima u razgovoru za posao?  

• Opisujete li na početku samog intervjua jasno karakteristike, zahtjeve i očekivanja otvorenog radnog mjesta, kao i kulturu vaše tvrtke?  

Imate li unaprijed pripremljena pitanja za kandidate?

Završavate li intervju informacijama o daljnjim koracima kako bi kandidat znao što može očekivati u nastavku procesa? 

#3 Odaberite odgovarajući format intervjua 

Svako otvoreno radno mjesto, senioritet pozicije za koju zapošljavate ili stupanj u procesu zapošljavanja do kojeg je kandidat stigao, zahtijeva specifičan format intervjua koji biste trebali odabrati.

Najčešće korišteni formati intervjua su:

Preliminarni intervju

Preliminarni intervju ili 'metod prve selekcije' predstavlja prvi razgovor s kandidatom koji se najčešće obavlja putem telefona ili video poziva u trajanju od maksimalno 30 minuta. 

Za vrijeme ovog intervjua poslodavac želi brzo i efikasno procijeniti posjeduje li kandidat najosnovnije kvalifikacije za otvoreno radno mjesto te steći dojam o razini interesa kandidata za to radno mjesto. 

Prednost preliminarnog intervjua je što ga je jednostavnije i brže zakazat, može se obaviti s bilo koje lokacije a poslodavcu pruža mogućnost procjene razine interesa kandidata. Time se povećava vjerojatnost da će kandidat doći do kraja procesa, te ako dođe do ponude, da će je prihvatiti.

Klasičan (jedan-na-jedan) intervju

Ovo je najuobičajeniji format intervjua i tradicionalno se temelji na osobnom sastanku kandidata i regrutera, obično u uredu ili konferencijskoj dvorani poslodavca.   

Klasičan intervju, koji traje duže od preliminarnog intervjua, omogućava poslodavcu bolju procjenu usklađenosti kandidata s kulturom tvrtke, kao i otkrivanje detalja iz biografije kandidata, njegovih postignuća te motivacije za određeno radno mjesto. 

Video intervju

Najčešće se provodi između regrutera i kandidata putem videa, ali nije isključeno da na video intervjuu sudjeluje više predstavnika kompanije. 

Video intervju je učinkovit format koji se može koristiti i za preliminarni ali i za tradicionalni intervju za posao.

Video intervju omogućava poslodavcima proširenje geografskog opsega pretrage za kandidatima, uz istovremenu uštedu i vremena i novca.

Za intervjue u ugostiteljstvu i maloprodaji, posebice kada su u pitanju uslužne uloge, video intervju je izvrsna metoda za preliminarni intervju jer pruža poslodavcima priliku da brzo procijene potencijalno ponašanje kandidata prema gostima i klijentima u budućnosti. 

Grupni intervju

Ovaj format intervjua se nešto rjeđe koristi, a omogućava istovremeno intervjuiranje nekoliko kandidata. Tijekom ovog procesa, kandidati raspravljaju o određenim zadanim temama dok regruteri promatraju i procjenjuju koliko kandidat odgovara otvorenom radnom mjestu, kulturi i vrijednostima tvrtke.

Nedostatak grupnog intervjua je to što često može negativno utjecati na iskustvo kandidata. Na primjer, moguće je da ekstrovertni kandidati dominiraju u razgovoru dok introvertni kandidati imaju poteškoća doći do riječi.   

Panel intervju

Tokom panel intervjua, jedan kandidat odgovara na pitanja žirija koji se sastoji od predstavnika ljudskih resursa i članova tima koji će vjerojatno blisko surađivati s budućim zaposlenikom. 

Prednosti ovog tipa intervjua su što omogućava članovima tima sagledavanje kandidata iz različitih perspektiva. Panel intervju također zamjenjuje višestruke intervjue s kandidatom, čime štedi vrijeme i kandidatu i tvrtki. 

Projekat intervju

Najčešće se odnosi na specifičan zadatak koji je dodijeljen kandidatu, a izvodi se tijekom njegove ili njezine prezentacije rješenja tog zadatka članovima panela. Cilj ove vrste intervjua je steći dojam o načinu razmišljanja kandidata, njihovom pristupu rješavanju problema, sposobnosti izlaganja te njihovoj sposobnosti odgovora na ponekad zahtjevnija pitanja. .  

#4 Prilagodite tehniku intervjuiranja zahtjevima i karakteristikama otvorene pozicije

Najefektivnije tri tehnike koje se koriste u razgovorima za posao su: 

• funkcionalna 

• bihevioralna

• situaciona

Funkcionalna tehnika se koristi prilikom zapošljavanja za pozicije koje zahtijevaju specifično znanje i vještine, kao što su tehnička zanimanja. U ugostiteljstvu i maloprodaji, bihevioralna i situacijska tehnika intervjuiranja najefikasnija je u procjeni sposobnosti, kvalifikacija i prethodnih rezultata kandidata. 

Bihejvioralna tehnika temelji se na ideji da se na osnovu prethodnih uspjeha kandidata može predvidjeti uspjeh u izvršavanju radnih zadataka na novom radnom mjestu. 

Jednostavno rečeno, bihevioralna pitanja odnose se na ponašanje kandidata u specifičnim situacijama koje su se dogodile na prethodnim radnim mjestima. Tipična pitanja koja možete postaviti uključuju: :

• Opišite primjer projekta na kojem ste radili, a koji je imao velikog značaja za cijelu kompaniju. 

• Kojim se profesionalnim postignućem najviše ponosite i zašto? 

• Imate li primjer iz radnog iskustva kada niste postigli postavljeni cilj? Što ste iz tog iskustva naučili? 

Bihevioralna pitanja zahtijevaju konkretne primjere iz radnog iskustva kandidata koji omogućuju procjenu njihovog učinka i doprinosa ciljevima tima i kompanije. Ova tehnika intervjuiranja fokusira se na konkretne rezultate koje je kandidat postigao, za razliku od tradicionalnog pristupa intervjuiranju koji se oslanja na opis posla, titule i biografiju.

Situaciona tehnika koristi hipotetske primjere situacija u kojima bi se kandidat mogao naći i testira sposobnost i pristup kandidata rješavanju problema koristeći prethodna iskustva i stečena znanja.  

Primjeri situacionih pitanja mogu biti: :

• U posljednjih 6 mjeseci, promet u našem kafiću se znatno smanjio. Šta biste vi, kao vođa tima, napravili da se uz pomoć vašeg tima konobara promet stabilizira? 

• Jedan od vaših gostiju je jako nezadovoljan uslugom i prijeti da će objaviti svoje negativno iskustvo na svim društvenim mrežama. Kako biste smirili nezadovoljnog gosta i preokrenuli situaciju na bolje?

Da biste dublje razumjeli odgovore kandidata na bihevioralna i situacijska pitanja, možete koristiti sljedeća 3 pristupa:

1. STAR  tehniku (Situation, Task, Action, Result) tj. Situacija, Zadatak, Postupak i Rezultat. 

2. Alternativna rješenja – Kako biste mogli postići isti cilj ili riješiti problem na drugi način?

3. Ograničene okolnosti - Kako biste pristupili istom problemu da imate manje ili više vremena ili novca da ga riješite?

#5 Pripremite pitanja za kandidate unaprijed

Jeste li ikada doživjeli situaciju u kojoj ste tijekom razgovora s kandidatom djelovali nervozno ili izgubili kontrolu tijekom razgovora? Možda je intervjuiranje za vas bilo novo iskustvo, a kandidati su mogli osjetiti vaš nedostatak samopouzdanja i neorganiziranost. Jeste li nakon razgovora za posao pomislili da niste dobili korisne informacija o kandidatu?

Kako biste izbjegli ovakve situacije, predlažemo vam da prije intervjua pripremite listu osnovnih pitanja za koje smatrate da će vam pomoći prikupiti relevantne informacije od svojih sagovornika.   

#6 Tretirajte kandidate kao svoje klijente

Kako biste izgradili uspješne timove, na vama je da "prodate" kandidatima prednosti rada u vašoj kompaniji, na isti način na koji vaše osoblje prodaje proizvode i usluge vašim klijentima.  

Svaki intervju predstavlja priliku za vas da ojačate svoj  employer brand tako što ćete kandidatima pružiti sliku o vašoj tvrtki kao poslodavcu koji ih korektno tretira, poštuje i cijeni. 

1. Izgradite snažan korporativni brend

U potrazi za idealnim poslom, većina kandidata pretražuje internet, a posebno društvene mreže, kako bi saznali više o potencijalnim poslodavcima.  

Pri donošenju važnih životnih odluka, Milenijalci (rođeni između 1981-96) i Zumeri (rođeni između 1997- 2012 godine) najviše se oslanjaju na komentare i mišljenja svojih vršnjaka na online platformama. Plaća, iako igra bitnu ulogu u njihovoj odluci da se prijave na natječaj za posao, nije jedini kriterij. Ovaj segment kandidata detaljno se raspituje o kulturi kompanije, okruženju i uvjetima rada, kao i o odnosu menadžera prema svojim timovim.   

Kako biste kreirali strategiju za zapošljavanje i privukli kvalitetne kandidate, istražite internet i saznajte kako vas kandidati i vaši zaposleni doživljavaju i predstavljaju javnosti.   

Ukoliko je online sentiment dao pozitivne komentare, iskoristite ih i podijelite ih na svojim društvenim mrežama i web stranici. Bitno je osigurati da vaša web stranica bude prilagođena mobilnim uređajima, s obzirom da 80% pretrage za poslom kandidati obavljaju putem mobilnih uređaja. Obavezno istaknite sve pogodnosti koje vaša kompanija nudi zaposlenicima na web stranici ili društvenim mrežama, kao i u oglasima za posao.

2. Odgovorite kandidatima na prijave za posao u najkraćem roku 

Ako radite za ugostiteljski objekat ili ste voditelj objekta, vjerojatno ne biste dopustili da gost predugo čeka na uslugu, jer biste tog gosta mogli izgubiti zauvijek.  

Zašto onda mnogim poslodavcima i regruterima treba više od tjedan dana da odgovore na prijave za posao, kada takav odnos vodi do gubitka kvalificiranih kandidata koji u međuvremenu pronalaze posao kod konkurentnih kompanija?   

Brzi odgovori na prijave kandidata kao i redovno obavještavanje o daljnjim koracima tokom procesa zapošljavanja, pozitivno utječu na iskustvo kandidata, čime reputacija vašeg brenda, kao i moć privučenja najboljeg kandidata na vaše natječaje, eksponencijalno raste.

Preporučujemo da pokušate odgovoriti na prijave za posao najkasnije u roku od jednog do dva radna dana. Kandidate koje ste odlučili pozvati na intervju, a imate problema s skorim zakazivanjem razgovora, obavijestite da vam je potrebno više vremena kako ne bi pomislili da ste odustali od daljnjeg razmatranja njihove prijave. S druge strane, kandidate koje ste eliminirali u bilo kojoj fazi procesa zapošljavanja, obavijestite o njihovom statusu odmah nakon donošenja te odluke.  

3. Za vreme razgovora za posao izbjegavajte vođenje intervjua kao ispitivanje, već stvorite uvjete za dvosmjeran razgovor

Cilj intervjua je pronaći idealnog kandidata za otvorenu poziciju, ali istovremeno imajte na umu da kandidat želi pronaći idealnog poslodavca koji odgovara njegovom karijernom planu. Važno je znati da dok vi procjenjujete kandidate tijekom razgovora, kandidati istovremeno procjenjuju vas, kao predstavnika kompanije, te samu kompaniju.

Kako biste osigurali ugodan razgovor i pozitivno iskustvo za kandidate, preuzmite sljedeće korake:

• • Budite ljubazni prema kandidatima

  • Budite otvoreni i informativni. Podijelite s kandidatom najvažnije informacije o kompaniji i timu

  • Budite precizni i jasni pri postavljanju relevantnih pitanja

  • Dozvolite kandidatu da odgovori na pitanja bez prekidanja i omogućite mu priliku da i on(a) vama postavi pitanja

  • Obrazložite kandidatu što može očekivati po pitanju daljnjeg procesa 

  • Izbjegavajte agresivno ponašanje i korištenje vulgarnog jezika

4. Pridržavajte se legalnog i etičkog kodeksa

U svim uređenim sustavima, diskriminacija kandidata i zaposlenih osoba nije dozvoljena ni po kojoj osnovi. Osobna pitanja o religiji, zdravstvenom stanju, obiteljskom statusu, nacionalnosti, seksualnoj orijentaciji i mnogim drugim aspektima, ne samo da su neprimjerena, već su i ilegalna.

Takva pitanja mogu stvoriti dojam kod kandidata da vaša kompanija nije inkluzivna i da postoji veći rizik od diskriminacije i nezdravog radnog okruženja.   

Predlažemo vam da se striktno držite pitanja koja se tiču posla i prethodnog radnog iskustva kandidata. Ako vam kandidat pruži osobne informacije, najbolje je reći: "Hvala vam na informaciji. Ja ne mogu, niti ću koristiti ovu informaciju u svrhu procjene ovog razgovora, pa predlažem da nastavimo razgovor o konkretnom iskustvu i rezultatima koje ste do sada postigli."

#7 Uredno vodite bilješke tijekom razgovora

Kako biste objektivno ocijenili i usporedili kandidate koje intervjuirate za isto otvoreno radno mjesto, predlažemo da uredno vodite bilješke tijekom svakog razgovora.

Prije razgovora s kandidatima, zapišite kriterije prema kojima ćete ocjenjivati svakog kandidata koji se prijavio na određeni natječaj, kao i pitanja koja će vam pomoći da od kandidata dobijete najrelevantnije informacije za otvoreno radno mjesto.

Do kraja svakog razgovora trebali biste prikupiti informacije o kompetencijama kandidata, o njihovim prethodnim uspjesima i dostignućima na radnom mjestu, kao i o konkretnim postignutim rezultatima.

Postavite ista pitanja svim kandidatima kako biste bili dosljedni i time lakše mogli ocijeniti i usporediti kandidate.

Sigurni smo da će primjena ovih savjeta s vremenom poboljšati vaše procese i omogućiti vam brže i bolje pronalaženje kvalitetnih kandidata za svoj tim.

Ovaj pristup intervjuiranju i selekciji kandidata ne samo da će vam uštedjeti resurse poput vremena i novca, već će ostaviti pozitivan dojam na sve kandidate koji su bili u kontaktu s vama, čak i one koje ne zaposlite.

To je posebno važno jer će svoje pozitivno mišljenje o vama i vašoj kompaniji moći podijeliti s drugima u budućnosti te time graditi vaš ugled kao poželjnog poslodavca.